院属各部门：

为了使人事档案工作更好地服务人事工作、人才工作，本着“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则，根据省委组织部《关于进一步规范省管干部档案查借阅工作的通知》（湘组[2008]28号）精神，现就进一步规范衡阳师范学院人事档案查借阅工作通知如下：

一、查（借）阅事由

有下列用途之一的，经人事处批准后可以查（借）阅我院教职工档案：

1、干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧等组织人事工作。

2、办理案件。

3、办理社会保险、公证。

4、升学、职称评审、考工定级等相关工作。

二、查（借）阅人员要求

1、查（借）阅人员必须政治意识强、了解人事档案查借阅制度。

2、查（借）阅人必须为两人以上，且系我院正式职工中的中共党员。

3、查阅现任正厅级省管干部档案副本（正本在省委组织部），查阅人必须是处级以上干部；查阅其他省管干部档案副本，查阅人中必须有处级以上干部。

4、因办理案件查（借）阅我院教职工档案，查（借）阅人员必须是案件主办单位的党员干部，且必须为二人以上。

三、查（借）阅手续

查（借）阅我院教职工档案，必须按要求如实填实《衡阳师范学院教职工档案查（借）阅呈报表》，由所在部门主要负责人签字，盖部门印章后报人事处批准；查阅省管干部档案副本由人事处负责人签字，盖人事处印章后报院党委书记批准。

四、查（借）阅注意事项

1、查（借）阅人员须持《衡阳师范学院教职工档案查（借）阅呈报表》和本人有效证件。

2、教职工档案材料原则上只能查阅。特殊情况需要复制的，须事先在《衡阳师范学院教职工档案查（借）阅呈报表》中列出需要复制的材料明细，经人事处批准后方可复制。

3、教职工档案正常情况下不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，借阅部门须在借出之日起十个工作日内归还。

4、任何人不得查阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的教职工的档案。

5、查（借）阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料。

6、借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和本人翻阅。

7、查（借）阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公开教职工档案内容。

附件：《衡阳师范学院教职工档案查（借）阅呈报表》

人事处

2008年6月3日